「レンタルスペース運営を始めたらどういう業務が必要ですか？スペースを貸し出す以外の運営業務が知りたいです。」
そんな疑問にお答えします。
レンタルスペースをこれから始める人は、具体的にどんな運営業務が必要なのか、どうやって管理していけばいいかイメージが沸かないと思います。
そこで今回の記事では、レンタルスペースの運営業務についてお話します。
実際に、この記事を書いている僕も4つのレンタルスペースを運営していて、月150万円ほどの売上を上げています。
ちなみに、僕の場合はレンタルスペース運営では１日１時間程度しか働いていません。
最初に運営業務を把握して準備しておけば、実働時間をかなり減らせるんですよね。
副業でレンタルスペースを始めようと考えている方は、是非参考にしてください。
レンタルスペースのおもな運営業務９つ
下記の通りです。
- ポータルサイトの管理
- 自社サイトの管理
- 鍵の受け渡し
- 清掃業務
- 監視カメラのチェック
- 備品管理
- スタッフ管理
- トラブル対応・クレーム対応
- 売上/利益の管理
順番に解説していきます。
① ポータルサイトの管理
レンタルスペースを始める上で大切なのが集客です。
利用者(ゲスト)がいないことには、レンタルスペース運営は成り立ちません。
集客のために、多くの人に認知、宣伝するためには、ポータルサイトの活用が不可欠です。
ポータルサイトへ登録すると、あなたのスペースのページが作れて宣伝ができて、自動予約システムで予約受付～決済までしてくれます。
登録後は以下のような業務が必要になります。
・利用者からの問い合わせ対応
・利用者へのレビューの書き込み
・掲載内容の修正
ポータルサイトに登録すると、「下見がしたいのですが...」「○○は使用可能ですか？」といったような、予約以外の問い合わせが入ることがあります。
そのため、利用者からの問い合わせ対応は必須業務です。
またポータルサイトでは、利用者へのレビューを書き込む必要があります。
一人一人にオリジナルのレビューを書くのは結構大変なので、レビューはテンプレ化しておきましょう。
そして、特に必要な業務なのが、掲載内容の修正です。
予約を増やしていくためには、レンタル料金の調整をしたり、掲載文やスペース写真の追加をしたり変更したりと、様々な工夫が必要になります。
また、クレームや苦情を減らすためには、注意事項や規約の追加をする必要も出てきます。
特に、注意事項や規約の追加をすることで、マナーやモラルのない利用者を限りなく排除することができます。
運営業務は色々とありますが、集客には必須のツールですので必ず登録してください。
おすすめのポータルサイトについては下記記事で詳しくまとめています。
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② 自社サイトの管理
ポータルサイト以外で集客する方法として、自社サイト集客があります。
ホームページの作成スキルがあれば自社サイトは作れますし、レンタルスペースに特化したHP作成ツール「upnow」を利用する方法もあります。
自社サイトについても、ポータルサイトと同様で管理業務が必要になります。
具体的には下記の業務です。
・掲載内容の修正
・ブログの更新
・利用者からの問い合わせ対応
・予約管理
・顧客管理
まずは掲載内容の修正。
運営していく中で、自社サイトに追加したい注意事項や規約の追加も出てきます。
また、問い合わせが多いことに関しては「よくある質問」というページに追記して、回答業務を減らす工夫も必要になってきます。
ブログの更新は集客に効果があります。
ブログの更新をしていくと、SEO対策になるため、Google検索からの集客効果を生み出します。
利用者からの問い合わせ対応も、迅速に対応することで予約につながりやすいです。
また、自社サイトの必須業務なのが「予約管理」です。
ポータルサイトでは、請求から支払い対応まで自動でやってくれますが、自社サイトの場合はすべて自分で対応しないといけません。
問い合わせ対応、お見積もり、請求、支払い対応、入金確認まで、すべて自分で行います。
スケジュール管理は、Googleカレンダーを利用しましょう。
ポータルサイトもGoogleカレンダーと連携しているので、ダブルブッキングの心配がなくなります。
ちなみに、予約管理業務は、外部の自動予約システムを利用する方法もあるので参考にしてください。下記記事で詳しくまとめています。
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それと、自社サイト集客するなら「顧客管理」は必ず行いましょう。
利用者の名前や電話番号、メールアドレスなどを管理しておけば、その後にメールなどで営業案内ができます。
例えば、「リピート割引」といった案内をすれば、リピート利用を促すアプローチができます。
自社サイトは色々と業務がありますが、ポータルサイトの成約手数料がかからず丸々利益になるので、稼ぎたい方は作ることをおすすめします。
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③ 鍵の受け渡し
レンタルスペースでは、鍵の受け渡し業務が発生する場合があります。
ほとんどのレンタルスペースは、アナログ式のキーボックスを設置して、その中に鍵を入れています。
あらかじめ利用者に鍵の暗証番号を教えて、キーボックスを開けてもらい入室してもらうやり方です。
ただ中には、「鍵の開け方がわかりません」「鍵が開かないです」といった問い合わせがあったりします。
ダイヤルがうまくいかなかったり、そもそもキーボックスを初めて触る人は最初から操作方法を電話で聞いてきたりします。
頻繁にある訳ではないですが、忘れた頃に連絡が来ることもしばしば。
また、建物によってはキーボックスの設置ができないところもあります。
そうした場合は、鍵の受け渡しを直接しなくてはならないので、業務が増えてしまいます。
鍵の受け渡しの方法については下記記事で詳しくまとめているので、参考にしてください。
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④ 清掃業務
レンタルスペースは基本的に無人運営ですが、利用後の清掃はマストです。
理由は、レンタルスペースの利用者の満足度は、清潔感が重要視されるからです。
どんなに利便性があるスペースでも、清掃が行き届いてないだけで利用後のレビューが最低評価をされてしまうこともあります。
だから、利用後の清掃は必ず行います。
毎日予約が入っているんであれば基本的に毎日清掃を行う必要があるので、予約に合わせた清掃スケジュールの管理も必要です。
清掃についてはアルバイトスタッフを雇う方法もありますが、最初のうちは自分でやったほうが良いです。
清掃がてらスペースの点検業務を行うことで、スペースの利便性を上げるヒントがあったりするからです。
レイアウトが変更されてたり、利用者が忘れていった備品があったり、それをヒントにスペースの利便性や付加価値をつけていくと、予約者の増加、リピーターの増加につながっていきます。
レンタルスペースの清掃については下記記事で詳しくまとめています。
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⑤ 監視カメラのチェック
レンタルスペースに監視カメラをつける場合はチェックが必要です。
そもそも、「レンタルスペースの監視カメラ必要か？」という点ですが、個人的には必要だと感じます。
理由は、無人のレンタルスペースで何をされるか分からないからです。
例えば、タバコ禁止のスペースで勝手にタバコを吸ってたら、監視カメラでリアルタイムでチェックできれば、すぐに連絡して辞めさせることが可能です。
また、監視カメラがあれば何かされても証拠が残るので損害請求がしやすくなります。
僕の運営しているスペースでも24時間監視しています。
ちなみに、監視カメラは数千円のWEBカメラでOKで十分対応できます。
声も拾えるので利用者の一言にスペースのヒントがあったりします。
レンタルスペースに監視カメラはつけたほうが良いですよ。
⑥ 備品管理
レンタルスペースには様々な備品があるので、備品の管理も必要業務です。
特に、消耗備品については清掃時に確認するようにします。
消耗備品とは、トイレットペーパー、消毒液、ハンドソープ、清掃グッズ、照明、などですね。
切れそうになったら補充をするようにします。
また、その他の備品についても壊れていないか、盗まれていないか、確認をします。
レンタルスペースに必要な備品類については下記記事でまとめています。
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⑦ スタッフ管理
基本的に無人運営のレンタルスペースですが、スタッフが必要になる場合があります。
レンタルスペースに必要なスタッフは下記の通りです。
- 清掃スタッフ
- 受付スタッフ
- 電話・メール対応スタッフ
家から遠い場所だと清掃が大変なので、清掃スタッフが必要になります。
また、大きいスペースや、共用ビルの場合は、受付スタッフを配置して管理しなくてはならない場合もあります。
メールや電話対応のスタッフを雇って、自分の業務を減らすという方法もあります。
ちなみに僕のスペースの場合は、受付スタッフを配置しております。
理由はスペースが広く、注意事項が多くあるからです。
他のテナントも共存したビル内のスペースなので、受付スタッフを必ず待機させておいて未然にトラブルを防げるようにしています。
スタッフ管理は、スタッフの募集、スタッフの育成、シフト作成といった業務が必要になります。
スタッフ募集に便利なのは「ジモティー」です。無料で近くに住んでいる人を見つけることができます。
スタッフ管理は、チャットワークやLINEグループで管理するのが効率が良いです。
注意事項や連絡事項は運営していく中で変わっていくので、一人一人に連絡していると手間が増えるからです。
スタッフ管理がうまく回せると、レンタルスペースを自動化して稼ぐことができるようになります。
⑧ トラブル対応・クレーム対応
レンタルスペース運営で一番厄介なのが、トラブル対応・クレーム対応です。
基本的に無人運営のため、見ていないところで様々なことが起こります。
予約時間超過による利用者同士のバッティング、利用者からのクレーム、騒音による近隣からの苦情など、全て自分で解決しなければなりません。
特に近隣からの苦情は気を付けなければなりません。
近隣から苦情→管理会社へ連絡→退去勧告、といった流れになる恐れもあるからです。
トラブルやクレームについては、起こりうることは対策を打っておいて未然に防ぐ努力が必要です。
僕が実際に遭遇したトラブルについて下記記事でまとめているので、参考にしてください。
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⑨ 売上/利益の管理
レンタルスペース運営で一番大切な業務です。
赤字では運営が成り立たないからです。
毎月の売上から、家賃、光熱費、消耗品、広告費、人件費など、スペース運営に必要な経費を差し引いて、利益が残るのか計算します。
仮に利益が残っていても、労力に見合った利益なのか判断は必要です。
問い合わせ対応、清掃業務、トラブルやクレーム対応をして、月に数万円しか利益が残らないのだとしたら、果たして労力に見合ってるかどうかは疑問です。
利益を増やすには、レンタル料金を値上げする、オプション品を増やす、自社サイト集客に力を入れる、などして改善が必要です。
改善を続けつつ売上と利益の管理をしていけば、良かった施策、悪かった施策も分かってきます。
今後のスペース運営の貴重な材料にもなるので、売上と利益の管理は必ず行ないましょう。
まとめ
今回は、レンタルスペースの運営業務について紹介しました。
最後に、もう一度まとめると下記の通りです。
- ポータルサイトの管理
- 自社サイトの管理
- 鍵の受け渡し
- 清掃業務
- 監視カメラのチェック
- 備品管理
- スタッフ管理
- トラブル対応・クレーム対応
- 売上/利益の管理
ちなみに、レンタルスペースは開業当初が一番大変です。
スペースの設営準備や、ポータルサイトや自社サイトの立ち上げなどを同時進行で進めなくてはなりません。
また、その他の運営業務についても慣れるまではけっこう大変です。
ただ、3ヶ月～半年くらい経てば、段々と慣れてきます。
僕の場合も最初は大変でしたが、清掃スタッフと受付スタッフを雇ったり、自社サイトに自動予約システムを組み込んだりして、運営業務を大幅に減らすことができました。
そのため、4つのレンタルスペースを運営していますが、実働は１日１時間程度。メールの問い合わせ対応のみで済んでいます。
それも、全ては売上と利益を追求してレンタルスペースに向き合ったからでもあります。
レンタルスペースの運営業務はいろいろありますが、稼ぐことで管理をラクにする選択肢が増えていきます。
自社サイトの立ち上げをしたり、まずは稼ぐために必要なことを最優先にして取り組んでみてください。
それでは今回は以上です。
レンタルスペースの始め方については、下記記事で一から解説しているので参考にしてください。
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