【実体験】レンタルスペース運営で起きたトラブル１５選【対策法も解説】

「レンタルスペースでよくあるトラブルって何ですか？未然に防げる対策方法もあれば教えて欲しいです。」

そんな疑問にお答えします。

今回は、レンタルスペースでよくあるトラブルについて紹介します。

本記事を読むことで、レンタルスペースで起こりがちなトラブルが分かります。

そのため、トラブルを未然に防ぐことができたり、万が一トラブルが起きても、冷静に対処することができるようになります。

なので、これからレンタルスペースを始める人には是非読んでもらいたい内容です。

ちなみに僕は、４つのジャンルの撮影スタジオ、BBQスペース兼パーティスペースを運営しているので、他の人よりもたくさんのトラブルを経験してきました。

正直言って、1年目はトラブルだらけで病んでました...

中には「なんでこんなことが起こるの！？」というビックリするトラブルもあり、実際に起きたトラブルもお話しします。

それぞれのトラブルの対策方法も紹介するので、ぜひ参考にしていただければと思います。

レンタルスペース運営で起きたトラブル１５選【対策法も解説】

よくありがちなトラブルから、僕が経験したトラブルまで、まとめてみるとこんな感じです。

鍵が開かない

騒音・振動による苦情

夜間利用の苦情

利用人数の超過によるトラブル

客同士の争い

無断延長

破損・盗難・事故

汚れによる苦情

備品のトラブル

ブレーカーが落ちた

火が付かない

ゴミ放置

タバコ

ダブルブッキング

忘れ物

それぞれのトラブルについて詳細をまとめながら、対策方法もそれぞれ解説するので、参考にしてください。

１.鍵が開かない

多くのレンタルスペースは無人で運営しているので、鍵のトラブルは付き物です。

鍵が開かないというトラブルは主に、

鍵の場所が分からない
キーボックスが開かない
鍵が開かない

この３つのトラブルがほとんどです。

鍵の場所が分からないというトラブルについては、事前の利用案内のメールで対策できます。

ただし、メールの文章説明だけでは見てくれない、または理解できない、なんてこともあったりするので、動画で案内するという方法が最も確実です。

また、キーボックスを触ったことがない人の場合、キーボックスが開けられなくて「開きません」と連絡してくる人もいます。

キーボックスの開け方を文章や電話で案内しても伝わらないこともわりとあるので、これも動画での説明が確実だと思います。

あとは、鍵の盗難にあって鍵が開かないというケースも起こり得ます。

これは僕が経験したものではないのですが、利用者が誤って鍵を持って帰ってしまったり、別の業者が嫌がらせで鍵を盗んでしまう事件も起こったみたいです。

鍵が開かないトラブルの対策方法

利用前の案内メールで説明する、できれば動画で説明することです。

あとは鍵の種類を変えること。僕の場合は「Qrio」というスマートロックを使っていまして、スマホで遠隔操作して鍵が開け閉めできるようになっています。

万が一に備えてキーボックスの鍵も現地に置いてありますが、スマートロックを導入したおかげで鍵のトラブルは一切なくなりました。

鍵のトラブルは、レンタルスペースの問い合わせで一番多いので、念には念を入れて対策をしておきましょう。

参考

: レンタルスペースの鍵の受け渡し方６選【トラブルゼロのホストが教える】

「レンタルスペースの鍵の受け渡しってどうしてる？手間がかからずトラブルもない方法が知りたいんだけど...」そんな疑問にお答えします。一般的に、レンタルスペースの鍵の受け渡しの方法は下記の６つです。 ...

続きを見る

２.騒音・振動による苦情

無人で運営することになるレンタルスペースは、利用者による騒音や振動について注意できません。

起こりがちなのは、パーティースペースであれば騒ぎ声、撮影スペースであれば大声や大音量の音楽や楽器の音、ダンススペースであれば振動など。

結果、近隣からの苦情、警察へ通報される、最悪の場合、管理会社やオーナーから撤退勧告をされてしまうケースもあったりします。

僕も撮影スタジオを運営しているので、この騒音と振動のトラブルと苦情はたくさん受けました。

雑居ビルで運営していたのですが、下の階が別のテナントの寝具売り場だったので、１年目は何かにつけて下の階からの苦情をもらい、何度も謝罪して、いつまた苦情が来るかと心が落ち着きませんでした。

パーティースペース、撮影スペース、ダンススペースの場合は、騒音や振動による苦情を受けやすいので注意しましょう。

騒音・振動のトラブルの対策方法

まずは、物件選定の段階で、騒音や振動は大丈夫そうかどうか、確認することが重要です。

防音はどれくらいできているか、近隣はどんな感じなのかとか、ダンススタジオなら下の階への振動は大丈夫かな、など、物件選定の段階でチェックして進めましょう。

また、騒音や振動での苦情が起きてしまったら、すぐに謝罪をして、音量や振動がどこまでがOKか試行錯誤をしながら運営していくしかありません。

僕の撮影スペースの場合も、音量のレベルはスマホのスピーカーならOK、ダンスは5人までならOK、と音量と振動による苦情が起きるたびに徐々に制限をかけていき、今では苦情をもらうことはなくなりました。

ただ、騒ぎ声に関しては明確なルールはつけられないので、騒音計を設置する、利用人数を制限するなどの対策がおすすめです。

あとは、スペースの紹介文に注意書きを書いておく、事前の利用案内メールでも念押しする、ルールブックを置いておいて必ず読ませるなどして、しっかり対策を取りましょう。

３.夜間利用の苦情

レンタルスペースの苦情は、特に夜間に起きやすいです。

夜の寝静まった時間に、パーティースペースでお酒を飲んで大騒ぎしてたら、めちゃくちゃ響くし、近所迷惑になり、警察沙汰になりかねないです。

僕の場合も夜間利用の苦情を受けたことがあります。

屋上スタジオを運営しているんですが、夜間の撮影の照明による苦情をもらったことがあります。

撮影時は点滅したライトがくるくると回っていて、照明があたりのマンションやビルの壁に当たってしまい、翌朝に近隣の人から「カーテンから光が差し込んできて寝られなかった！」と、こっぴどく怒られました。

夜間利用の場合は、日中よりも細心の注意が必要になります。

夜間利用のトラブルの対策方法

騒音計の設置をして一定数の数値が出たら罰金、利用人数の制限をするなど、夜間利用は日中以上に音や振動についてのルールを厳しくしましょう。

また撮影スペースであれば、夜間の照明やストロボのルールを明確化してください。

周辺のビルに照明を当てるのは禁止、日没後のストロボ使用は禁止などすれば、光による苦情を防げます。

あとは、営業時間の制限をすること。

レンタルスペースを運営していて一番厄介なのが苦情です。

苦情の心配でモヤモヤした毎日を過ごすくらいなら、売上が下がっても夜間利用を止めたほうがいい、というのが僕の意見です。

４.利用人数の超過によるトラブル

利用人数の超過も起こりがちなトラブルです。

僕も一度ひどい経験をしまして、事前に聞いていた人数は10人だったのに、50人近い利用者が当日押しかけて現場が大混乱したことがあります。

撮影のために用意したエキストラの人達が一斉にスタジオに押しかけて、スタジオには入りきらず、別のテナントとの共用階段まで溢れかえり、しっかり苦情をもらいました。

利用人数の超過が起こると、騒音や振動問題につながりますし、スペースの劣化、破損や損傷など、さまざまな原因になってしまいます。

利用人数の超過によるトラブルの対策方法

これについても、スペースの紹介文に人数制限を書いておく、事前の利用案内メールでも念押しする、といった対策をまずはとります。そして、予約の段階で必ず人数を確認しておきましょう。

ただ、それでも守らない人もたまにいるので、防犯カメラを設置するのがおすすめです。

「利用人数の超過があった場合には罰金を取ります」とスペースの紹介文には書いておいて、防犯カメラで確認をするという方法が良いです。

５.客同士の争い

入れ違いのお客さん同士の争いに巻き込まれることもあります。

僕も一度客同士の争いに巻き込まれた経験があり、利用時間の10分前に電話がきて「前の時間の利用者がまだ部屋にいるんですけど...」とクレームを言われ、

その数時間後に、「次の時間の利用者が勝手に入ってきて、撮影カメラに映ってしまったんですけど...」と前時間のお客さんからもクレームをもらったことがありました。

このように、お客さん同士の争いは、結果的にスペースのオーナーに向かってきます。

客同士の争いが起きないようにする対策を考えないといけません。

客同士の争いの対策方法

予約の合間には必ず清掃時間・準備時間を設けることです。

最低でも予約時間の前後30分は空けておくことで、お客さん同士のバッティングが防げます。

先にも言いましたが、レンタルスペースを運営していて一番厄介なのが苦情です。

予約の合間の前後30分＝１時間の売上を惜しむよりも、苦情を受けないスタイルで運営したほうが心の安定にもつながります。

６.無断延長

たまにいます。

無断延長については、時間を確認するのを忘れてしまったというより、確信犯的に無断延長する人のほうが多いです。

無断延長が起こると、入るはずの売上はなくなり、次の利用者とバッティングしてしまい、前述したようなトラブルになりかねません。

無断延長の対策方法

もし、無断延長が頻発するようでしたら、利用者全員に終了15分前くらいにメールでお知らせするのが良いと思います。

そうすることで、うっかり時間を忘れてしまったというのが防げますし、確信犯にも気付かなかったという言い訳をさせません。

あとは、何度も言っておりますが、防犯カメラをつけることです。

「無断延長したら罰金」という注意書きを書いておいて、防犯カメラを確認→罰金請求という流れです。

防犯カメラは色々なトラブルの解決策になるので、室外、室内につけることをおすすめします。

７.破損・盗難・事故

レンタルスペースでは、思わぬ破損や事故が起こりがちです。

僕のスペースでこれまであったのが、お風呂場のタオル掛けが破損した、ケーブルが盗まれた、屋上の窓ガラスが割れた、延長コードが焼け溶けた、撮影中にケガをしたなど、いろんなことが起きました。

他の人の話でも、コップが割れていた、鏡を割られた、鍵の盗難があったなど、様々なことが起こっているようです。

ちなみに、スペースマーケットやインスタベースといったポータルサイトでは、破損や事故は保険申請ができるので弁済してくれます。

ただし、それ以外で集客した利用者については、自分で対応をしていかないとなりません。

破損・盗難・事故の対策方法

これに関しては、スペース内に注意書きを貼っておくというのが効果的です。

窓ガラスが割れた箇所には「窓ガラスに寄っかかると割れてケガをしてしまいます」と、延長コードには「延長コードの使用容量は1500wまで」、ケガをした箇所には「ここより先は進入禁止」など、危険な場所には注意書きを貼っておきましょう。

そして、実際に起きたときに備えて、破損や事故に関する罰金やルールも決めておくこと。細かければ細かいほど良いです。

スペース紹介の注意書き、利用前のメール、スペース内に置いておくルールブックにも事細かく書いておきましょう。

レンタルスペースにおすすめの保険を下記記事で紹介していますので、気になる方はチェックしてみてください。

８. 汚れによる苦情

これは直接ではなく、レビュー評価で苦情を言われます。

「掃除がされていない」「更衣スペースが汚い」「トイレが汚ない」といったことです。

ちなみに、レビュー評価で悪く書かれてしまうと、その後の予約が入りづらくなってしまいます。

汚れの苦情は致命的なダメージを負うことになるのです。

汚れの対策方法

掃除を徹底すること、それしかありません。

ただ、予約が連続して入っていたりしたら、合間に何度も掃除に行くのは大変ですし、場所が離れていたら難しいです。

そこで、お客さんには必ずセルフクリーニングをお願いしましょう。

僕のスペースでも、利用後は必ず現状復帰と整理整頓、掃除機で床を掃除してくださいと、サイト内の注意書き、利用前の案内メール、ルールブックにも書いています。

ほとんどの人はやってくれるので、合間の清掃に行っても綺麗なままであることが多いです。

あとは、できるかぎり清掃に向かうことです。

僕も清掃に関しては徹底していて、今まで汚れに関する苦情を受けたことがありません。

綺麗で清潔であるとそれだけレビューで高評価されるので、清掃はがんばりましょう。

参考

: レンタルスペースの清掃ってどうしてる？【バイト募集の方法も解説】

・レンタルスペースの清掃ってどうしてるの？・清掃は全部自分でやるべき？・清掃スタッフを雇いたい・清掃スタッフの探し方を教えてほしいな今回はそんなお悩みを解決する記事を書きました。本記事を読め ...

続きを見る

９.備品のトラブル

備品のトラブルも多いです。

天井の照明が点かなくなった、Wi-fiが使えない、テレビがつかない、エアコンがつかない、充電器が使えないなど、置いてある備品がある以上、使えない、壊れたというトラブルはつきものです。

備品のトラブルの対策方法

備品のトラブルについての問い合わせには一切対応ができません、と一言書いておくことで、問い合わせを減らす効果があります。

あとあと苦情を言われるかもですが、備品の故障の場合は自分ではどうしようもできないので対処する時間が無駄です。

また、使い方が分かりづらい備品であれば、使い方の説明をルールブックに載せておきましょう。

あとは清掃時に必ず、備品のチェックをするようにします。

ちゃんと使えるか、電池はあるかなど、清掃時にチェックしておくことでトラブル回避につながります。

１０.ブレーカーが落ちた

ブレーカーが落ちるトラブルも起こります。

例えばパーティスペースなら、エアコンをガンガン、電気ケトル、電子レンジ、ホットプレートも使われたら、普通の部屋だったらブレーカーが落ちてしまいます。

僕は撮影スペースを運営しているのですが、ブレーカーを落とされたことが何度かあります。

幸い、専用の電源で、ブレーカーの位置も分かりやすい場所にあるので、大きなトラブルにはならなかったのですが、これが共用スペースの電気をつかってブレーカーを落とされた場合、他のテナントがいたりしたら被害は甚大です。

ブレーカーのトラブルの対策方法

電気の使用容量、使って良い電源を明確にしておくことです。

撮影スペースの場合は、電気使用量について聞かれることが多いので、自分でも電気の容量を把握しておきましょう。

その他のスペースでも、使ってはいけない電源部はフタをしたり、テープを貼って注意書きをしておくと良いです。

あとは、使用電力を想定して、電気のアンペア数を上げておくというのも良いですね。

１１. 火が付かない

これはちょっと例外かもしれませんが、BBQもできるパーティースペースを運営するなら注意しておかなければなりません。

BBQのガスコンロの火がつかないというトラブルが起こり得ます。

僕も一度ありまして、幸いガスコンロを２台用意していたので、火がつくほうの１台だけで使ってもらいました。

これで火がつかなかったらBBQは台無し、大変なことになっていました。

火がつかないトラブルの対策方法

前述しましたが、予備のコンロを用意しておきましょう。

１台だけだと、万が一故障してしまったときに大変です。

また２台あると、もう１台使いたいという時の追加レンタルのオプションで稼ぐこともできます。

１２. ゴミ放置

わりと多いのがゴミ放置トラブルです。

特にパーティースペースで多く、食べ物や飲み物を持ち込めばそれだけゴミが出るので、ゴミ処理についてルールを決めるなどして対策をしないといけません。

僕の場合も、ゴミを放置されたことが何度もあります。

幸いなことに、清掃のたびに見つけているので、次の時間の利用者に迷惑をかけることはなかったのですが、もし次の利用者がゴミを発見したとしたら苦情やレビュー評価はダダ下がりです。

ゴミ放置トラブルの対策方法

まずは、ゴミのルールを決めておくこと。

ゴミの分別方法、捨てる場所を明確にしておいて、利用前の案内メールや、ルールブックに書いておきましょう。

そして、ゴミ放置の罰金を決めて注意書きとして書いておくことで、ゴミのトラブルを最小限に抑えられて、起こった際にもすぐに対応ができます。

ちなみに僕の撮影スペースの場合はゴミはすべて利用者の持ち帰りにしています。別途有料でゴミ処理をするというオプションも付けていて、対策をしています。

１３. タバコ

タバコ禁止のスペースで、勝手にタバコを吸われるトラブルも多いです。

タバコの匂いが残ると中々消えないですし、次の利用者にも不快感を与えます。

またタバコのヤニで内装が汚れれば、賃貸物件であれば解約時に違約金を払わなければならなくなります。

それに、タバコの火の不始末で火事になったら大惨事です。

タバコに関しては厳密にルールを決めないといけません。

タバコのトラブルの対策方法

喫煙所を設置する、または罰金を明確にすることです。

僕の場合は、喫煙所を設置しているスペースもあります。

屋外に灰皿と水を置いておいて、タバコは屋外の喫煙所で吸うようにルール化しています。

もし、喫煙所が設置できないスペースだったり、タバコのトラブルが不安であれば、罰金を明確にしておきましょう。

罰金が明確であれば、それを犯してまで吸う人は減らせます。

またこれにも、防犯カメラが役に立ちます。証拠隠滅でタバコの吸い殻を消したとしても、吸った証拠を抑えておけば罰金請求できます。

１４. ダブルブッキング

うっかりしていると起きるのが、ダブルブッキング(二重予約)です。

僕も一度だけありまして、自社サイトから予約が入りGoogleカレンダーに予約時間を入れといたはずなのに、同じ時間にポータルサイトから自動予約が入ってしまいました。

原因は、自分が入れたGoogleカレンダーの予約が「予定なし」というフラグになっていたこと。

これのせいで、ポータルサイトでは予約が入れられる状態になっていたわけです。

２つ目の予約が入った瞬間(ダブルブッキングが起きた瞬間)に分かったので、すぐにお客さんに電話して謝って解決はしましたが、ダブルブッキングに気付かずだった場合、両方のお客さんに迷惑をかけてしまうので、絶対にあってはならないことです。

ダブルブッキングの対策方法

予約管理をすべてGoogleカレンダーと連携をすることです。

スペースマーケットやインスタベースでは、Googleカレンダーと相互連携できるので、予約が入ったら自動でGoogleカレンダーに予定が書きこまれるのでダブルブッキングを防げます。

自社サイトの予約も、Googleカレンダーに統一させましょう。

また、予約管理は人に任せず、すべて手動で自分で管理することをおすすめします。

人に任せてしまうとどうしても確認作業を怠りがちになるので、予約が入った時点で自分の目で確認して、ダブルブッキングが起きないように徹底しましょう。

１５. 忘れ物

レンタルスペースは忘れ物が本当に多いです。

僕の場合も、手袋、イヤホン、ライト、暗幕、スマホ、カーディガン、ピアス、指輪などなど、本当にいろんな忘れ物に遭遇してきました。

トラブルというわけではないですが、忘れ物に対する処置を明確にしておかないと、一つ一つの対応に労力を使うことになってしまいます。

忘れ物の対策方法

まずは、注意喚起することです。

ドアに「忘れ物が非常に多くなっています。今一度忘れ物がないか確認の徹底をお願いします」と一言メッセージを書いておけば、未然に防げる可能性は上がります。

ただし、忘れ物は必ず起こります。

そこで、できるのであれば、忘れ物の保管所を決めておくと良いです。

僕のスペースの場合は、玄関外にちょっとしたスペースがあり、そこに段ボールの箱を置いて忘れ物BOXとして設置しています。

それで利用者から連絡が来たら、忘れ物BOXの案内をするというふうにしています。

連絡が来なかった場合は１ヶ月を目処に捨てています。

着払いで送るという方法もいいのですが、梱包して伝票を書いて送るという手間はけっこう面倒なので、僕のような対策方法もおすすめです。

まとめ

今回はレンタルスペースのトラブルと対策方法について紹介しました。

事前にどんなトラブルが起こるのか知っておけば、未然に防げるし、対策も取りやすいです。

これからレンタルスペースを始める方は確認しておいてください。

また実際に運営中の方であれば、対策方法を一つの参考にしていただけたらと思います。

長文になりましたが、最後まで読んでいただきありがとうございました。

レンタルスペース運営の始め方については、下記記事で詳しくまとめているので参考にしてください。

: 【完全版】レンタルスペース経営の始め方【失敗しないコツを解説】

・レンタルスペース経営の始め方が知りたい！・レンタルスペース経営で稼ぎたい！・レンタルスペース経営で失敗しないコツが知りたい！こんな悩みを解決できる記事を用意しました！この記事を読めば、レンタ ...

続きを見る